Công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
Công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
Loại văn bản : Công văn
Ngày ban hành : 19/12/2006
Nội dung :

BỘ NỘI VỤ

C         CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Số: 879 /VTLTNN-NVĐP

V/v Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ

tài liệu hết giá trị

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 19 tháng 12 năm 2006

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

- Văn phòng Quốc hội;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

- Toà án nhân dân tối cao;

- Các tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp và tổ chức xã hội;

- Các Tổng công ty 91 và Tập đoàn kinh tế nhà nước.

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

Căn cứ Điều 11 và Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị như sau:

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Công văn này hướng dẫn việc tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Nguyên tắc chung

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định;

- Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ;

- Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu.

II. TỔ CHỨC TIÊU HUỶ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Việc xét và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

1. Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:

- Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục I).

- Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.

b) Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II)

2. Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị

Đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị

a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

+ Chánh văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức tương đương ở trung ương; Chánh văn phòng Uỷ ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện hoặc cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng;

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa ra xét huỷ: uỷ viên;

+ Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: uỷ viên.

- Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử các cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

+ Đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Chánh Văn phòng UBND huyện: Chủ tịch Hội đồng;

+ Trưởng các đơn vị nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trưởng phòng Hành chính Văn phòng UBND huyện và cán bộ lưu trữ huyện: uỷ viên;

b) Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị

- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục III). Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

c) Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục IV);

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ

a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể:

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

+ Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện.

+ Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do đơn vị chức năng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện.

- Cơ quan quản lý lưu trữ của tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

- Cơ quan quản lý lưu trữ của huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện và của xã.

- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị ở các cấp tỉnh, huyện và của các cơ quan, tổ chức cấp trên đối với cấp dưới do đơn vị hoặc cá nhân được giao chức năng quản lý lưu trữ giúp người đứng đầu thực hiện.

b) Nội dung thẩm tra tài liệu hết giá trị

Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về thủ tục xét huỷ và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra.

c) Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra.

5. Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Căn cứ vào kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị phải hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

a) Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu;

b) Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại;

c) Trình cấp có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (Quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V). Thẩm quyền quyết định cho tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể:

- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện;

- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình;

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã;

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình.

6. Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VI);

c) Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;

d) Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VII).

7. Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu);

- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

- Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu có liên quan khác.

b) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ chức trung ương khác và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trực thuộc triển khai thực hiện văn bản này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lãnh đạo Cục (4);

- Các đơn vị thuộc Cục (16);

- Website của Cục;

- Lưu: VT, NVĐP.

CỤC TRƯỞNG

(Đã ký)

Trần Hoàng

Tệp đính kèm :
phuluchuongdantieuhuy.doc
 
Có thể thấy công tác quản lý văn thư chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên hiện tại, công tác quản lý văn bản của các cơ quan, doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là thủ công và trên giấy tờ. Làm thế nào để thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp về việc quản lý văn bản? Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc là một giải pháp hoàn chỉnh trong việc tin học hóa công việc hành chính. Phần mềm tập trung vào việc quản lý văn thư cũng như các loại văn bản giấy tờ khác tại cơ quan một cách dễ dàng và hợp lý. Giúp cho người lãnh đạo, người đứng đầu đơn vị ra các chỉ thị, các quyết định một cách nhanh chóng chuyển đến đúng đối tượng cần hướng tới và theo dõi được tình trạng của chỉ thị mình ban ra.

Phần mềm được xây dựng trên nền Web - based với các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay và một hệ quản trị cơ sở mạnh giúp cho việc triển khai một cách dễ dàng và có tính bảo mật cao.
Hồ Chí Minh
A16, đường số 18, P. Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức
CN: Tòa nhà SBI, CVPM Quang Trung, Quận 12
Tel: (84-8) 629 44 808- Hotline: 0933 27 23 98
Fax: (84-8) 62 58 14 09
Hà Nội
71 Trần Quốc Toản, P. Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm
CN: 25 Lê Văn Thiêm, quận Thanh Xuân
Tel: (84-4) 39 42 68 96
Fax: (84-4) 39 42 68 97
logo6
Copyright © 2004-2014 onlinE Solution Company
(ESC).
All rights reserved.
học kế toán | khóa học kế toán thuế | học kế toán tổng hợp | học kế toán thực tế | hoc ke toan | học kế toán thực hành